Business angličtina: nejčastější chyby na schůzkách, v e-mailech i prezentacích

Nejčastější chyby v pracovních e-mailech v angličtině

E-mail v angličtině nemusí být dokonalý, aby splnil svůj účel. Měl by ale být jasný, slušný a snadno pochopitelný. V práci často nejde jen o gramatiku, ale i o tón, strukturu a to, jestli druhá strana přesně ví, co od ní potřebujete.

Příliš tvrdý tón nebo naopak příliš neurčitý tón

V pracovních e-mailech nejde jen o to, jestli je věta gramaticky správně. Důležité je i to, komu píšete a v jakém kulturním kontextu komunikujete.

Pokud píšete rodilému mluvčímu, hlavně v britském nebo americkém prostředí, může příliš přímá formulace působit tvrději, než jste zamýšleli. 

Naopak v komunikaci mezi dvěma nerodilými mluvčími, například mezi Čechem a Němcem, může být jasná a přímočará angličtina úplně v pořádku – někdy dokonce žádoucí.

Cílem tedy není každou větu zjemňovat za každou cenu. Cílem je napsat ji tak, aby byla:

• jasná,
• slušná,
• konkrétní,
• přiměřená vztahu s druhou stranou.

Stejná věta může fungovat kolegovi, ale ne klientovi 

Věty v levém sloupci nejsou automaticky špatně. V interní komunikaci mezi kolegy mohou být úplně v pořádku, hlavně pokud se dobře znáte a potřebujete rychlou domluvu. 

V komunikaci s klientem, novým kontaktem nebo vedením se ale často vyplatí být konkrétnější. Napište, co přesně má druhá strana udělat, do kdy, kde a proč. 

Pozor na kulturní kontext 

Angličtina v práci se často používá jako společný jazyk mezi lidmi z různých zemí. Proto neplatí jedno univerzální pravidlo. V britské nebo americké komunikaci může být vhodnější měkčí formulace. V německém nebo středoevropském prostředí se často více cení stručnost, jasné zadání a konkrétní další krok. Pokud vás tohle téma zajímá víc, doporučujeme knihu The Culture Map od Erin Meyer. 

U pracovních e-mailů si proto hlídejte hlavně tři věci, aby bylo jasné:

• co potřebujete, 
• do kdy to potřebujete 
• a jak formálně má zpráva působit. 

Jakmile čtenář nemusí hádat další krok, e-mail splnil svůj účel.

Pokud si nejste jistí oslovením, zakončením nebo rozdílem mezi formálním a neformálním e-mailem, projděte si, jak napsat e-mail v angličtině, aby působil přirozeně v běžné pracovní komunikaci. 

V e-mailu ale máte čas si formulaci promyslet. Na meetingu nebo online callu je to těžší – reagujete hned, často pod tlakem a bez možnosti si větu dlouho připravovat. Právě tam vzniká další velká skupina chyb v pracovní angličtině.

Angličtina na meetingu: chyby a užitečné fráze

Na meetingu nebo online callu bývá angličtina náročnější než v e-mailové komunikaci. Nemáte tolik času přemýšlet, někdo mluví rychle, připojení není vždy ideální a do toho řešíte, kdy se ozvat, jak nepůsobit nezdvořile a jak nezdržovat ostatní.

Dobrá zpráva je, že na meetingu nepotřebujete mluvit dokonale. Často stačí mít připravené jednoduché věty pro situace, které se opakují pořád dokola.

Přikyvujete, i když si nejste jistí, že rozumíte

Jedna z nejčastějších chyb je nechat meeting běžet dál, i když vám unikla důležitá informace. Člověk nechce ostatní zdržovat, a tak raději mlčí. Jenže z malé nejistoty pak může vzniknout špatně pochopený úkol nebo zbytečná práce navíc.

Místo mlčení můžete použít například:

• Sorry, I missed the last part. – Promiňte, unikla mi poslední část.
• Can we go back to the previous point for a moment? – Můžeme se na chvíli vrátit k předchozímu bodu?
• Did you mean that we should update the whole document, or only this section? – Myslel/a jste tím, že máme upravit celý dokument, nebo jen tuto část?
• Let me check if I got this right. – Jen si ověřím, jestli jsem to pochopil/a správně.
• Could you also put that in the chat? – Můžete to prosím napsat i do chatu?

Tady nejde o slabou angličtinu. Naopak. Ověření pochopení je v práci známka profesionality, protože pomáhá předejít zbytečným nedorozuměním.

Čekáte moc dlouho, než se ozvete

Hodně lidí má na meetingu co říct, ale čeká na ideální chvíli. Ta často nepřijde. Diskuze se posune dál a člověk pak buď mlčí, nebo se vrací k tématu pozdě, kdy už to působí rušivě.

Pomůže mít připravené věty, kterými se ke slovu dostanete přirozeně:

• Before we move on, I’d like to mention one thing. – Než půjdeme dál, rád/a bych zmínil/a jednu věc.
• I’d like to come back to the previous point. – Rád/a bych se vrátil/a k předchozímu bodu.
• From my perspective, there is one important detail. – Za mě je tam jeden důležitý detail.
• One thing we should consider is… – Jedna věc, kterou bychom měli zvážit, je…
• This may be relevant for the next step. – Tohle může být důležité pro další krok.

Tyhle věty nejsou agresivní ani příliš formální. Jen dávají ostatním signál, že chcete přidat něco relevantního.

Snažíte se znít profesionálně, ale věta je zbytečně složitá

V pracovní angličtině se lidé někdy snaží používat dlouhé věty, aby působili odborněji. Na meetingu to ale často funguje opačně. Když je věta příliš dlouhá, hůř se poslouchá a snáz se v ní ztratíte vy i ostatní.

Pomáhá mluvit po menších částech:

• In short, we need more time. – Stručně řečeno, potřebujeme více času.
• There are two risks here. – Jsou tady dvě rizika.
• The first issue is timing. The second is budget. – První problém je načasování. Druhý je rozpočet.
• My main concern is the deadline. – Nejvíc mě znepokojuje termín.
• What I mean is that we should test it first. – Chci tím říct, že bychom to měli nejdřív otestovat.

Jednoduchá věta nepůsobí méně profesionálně. V mezinárodním týmu je často lepší říct myšlenku kratší a jasnější větou než se snažit o složité formulace.

Nesouhlasíte buď moc tvrdě, nebo vůbec

Nesouhlas je na meetingu běžná věc. Problém nastává, když člověk buď mlčí, i když vidí riziko, nebo naopak řekne větu tak přímo, že může znít útočně.

Místo ostrého odmítnutí můžete říct:

• That might be difficult because… – To by mohlo být obtížné, protože…
• I’d be careful with this approach. – S tímto přístupem bych byl/a opatrný/á.
• I’m not fully convinced this is the best option. – Nejsem si úplně jistý/á, že je to nejlepší možnost.
• From our experience, this can cause problems later. – Podle naší zkušenosti to může později způsobit problémy.
• What if we tried a different approach? – Co kdybychom zkusili jiný přístup?

Taková formulace pořád jasně říká, že máte výhradu. Zároveň ale nechává prostor pro diskuzi a nepůsobí jako osobní útok.

Na konci není jasné, kdo co udělá

Meeting může být příjemný a věcný, ale pokud na konci nezazní konkrétní další kroky, lidé si často odnesou různé představy o výsledku. Někdo čeká na podklady, někdo na schválení a někdo si myslí, že úkol patří někomu jinému.

Na konci meetingu pomáhají konkrétní věty:

• Who will be responsible for this task? – Kdo bude za tento úkol zodpovědný?
• Can we agree on the deadline? – Můžeme se domluvit na termínu?
• I’ll take care of the first draft. – Postarám se o první návrh.
• Anna will send the numbers by Wednesday. – Anna pošle čísla do středy.
• The action items are: update the document, confirm the budget and schedule the next call. – Úkoly jsou: upravit dokument, potvrdit rozpočet a naplánovat další call.

Na pracovních callech často nejde o to říct nejhezčí anglickou větu. Jde o to, aby všichni věděli, co se domluvilo, kdo má co udělat a do kdy. Když vás čekají pravidelné schůzky se zahraničními kolegy nebo klienty, pomůže vědět, jak zvládnout meeting v angličtině od prvního pozdravu až po shrnutí dalších kroků. 

Nejčastější chyby při prezentaci v angličtině

Prezentace v angličtině bývá stresující i pro lidi, kteří se běžně domluví. Nestačí znát téma. Potřebujete také vědět, jak prezentaci začít, jak přecházet mezi částmi, jak okomentovat slajdy a jak ji přirozeně ukončit.

Dobrá zpráva je, že většinu prezentace nemusíte vymýšlet od nuly. Pomůže, když máte připravené základní fráze, o které se můžete opřít.

Chybí jasný začátek prezentace

Začátek prezentace rozhoduje o tom, jestli se posluchači rychle zorientují. Když rovnou skočíte do detailů, lidé nemusí vědět, co je čeká a proč je to pro ně důležité.

Na začátku se hodí říct například:

• Today, I’ll talk about… – Dnes budu mluvit o…
• Today, I’ll walk you through… – Dnes vás provedu… 
• The goal of this presentation is… – Cílem této prezentace je…
• I’ll cover three main points. – Projdu tři hlavní body.
• First, I’ll explain… Then we’ll look at… And finally, I’ll show… – Nejdřív vysvětlím… Potom se podíváme na… A nakonec ukážu…
• At the end, there will be time for questions. – Na konci bude prostor pro otázky.

Nemusíte začínat složitě. Stačí krátce říct, o čem budete mluvit, proč a jak bude prezentace strukturovaná.

Čtete slidy místo toho, abyste prezentovali

Častá chyba je připravit si slidy plné textu a pak je jen číst nahlas. Posluchači si ale text přečtou sami. Od vás potřebují hlavně vysvětlení, souvislosti a důraz na to, co je nejdůležitější.

Místo čtení celé věty můžete použít jednoduché komentáře:

• The main point here is… – Hlavní myšlenka tady je…
• What you can see here is… – Tady vidíte…
• This slide shows… – Tento slide ukazuje…
• The most important number is… – Nejdůležitější číslo je…

This is important because… – Je to důležité, protože…

Cílem není odříkat všechno, co je na slidu. Cílem je pomoct lidem pochopit, co si z něj mají odnést.

Chybí přechody mezi částmi

Když prezentace nemá jasné přechody, posluchači se snadno ztratí. Vy víte, kam míříte, ale oni nemusí poznat, že končí jedna část a začíná další.

Pomůžou krátké přechodové fráze:

• Let’s move on to the next point. – Pojďme k dalšímu bodu.
• Now I’d like to focus on… – Teď bych se rád/a zaměřil/a na…
• This brings us to… – Tím se dostáváme k…
• Before we continue, let me briefly summarize this part. – Než budeme pokračovat, krátce shrnu tuto část.
• Now that we’ve looked at the problem, let’s talk about the solution. – Když jsme se podívali na problém, pojďme si říct řešení.

Tyhle věty působí jednoduše, ale prezentaci výrazně zpřehlední.

Zakončení je příliš slabé

Mnoho lidí prezentaci ukončí větou That’s all nebo That’s it. Není to vyloženě špatně, ale často to působí useknutě. Lepší je na konci krátce shrnout hlavní myšlenku a říct, co má následovat.

Místo That’s all můžete říct:

• To sum up… – Abych to shrnul/a…
• The key takeaway is… – Hlavní sdělení je…
• The next step is… – Další krok je…
• Thank you for your attention. – Děkuji za pozornost.
• I’m happy to answer your questions. – Rád/a odpovím na vaše otázky.

Silný konec nemusí být dlouhý. Měl by ale lidem připomenout, co je nejdůležitější a co se má stát dál.

Otázky po prezentaci vás zaskočí

I dobře připravená prezentace může být nepříjemná ve chvíli, kdy přijdou otázky. Někdy nerozumíte, někdy potřebujete čas na odpověď a někdy odpověď neznáte hned.

Hodí se mít připravené bezpečné reakce:

• Let me think about that for a moment. – Nechte mě se nad tím chvíli zamyslet.
• I’m not sure I have the answer right now. I’ll check and get back to you. – Nejsem si jistý/á, že mám odpověď hned teď. Zjistím to a ozvu se vám.
• I don’t know the exact number, but I can find out and send it to you after the meeting. – Přesné číslo nevím, ale můžu ho zjistit a poslat vám ho po schůzce.
• I’d need to check that before I give you a precise answer. – Potřeboval/a bych si to ověřit, než vám dám přesnou odpověď.
• Could you clarify what you mean by that? – Můžete upřesnit, co tím myslíte?

I’ll follow up on this after the meeting. – Vrátím se k tomu po schůzce.

V pracovní angličtině nemusíte znát odpověď na všechno hned. Mnohem profesionálněji působí přiznat, že si něco ověříte, než improvizovat nepřesnou odpověď. Důležité je říct, kdy a jak se k otázce vrátíte.

Když prezentujete v cizím jazyce, cílem není působit jako rodilý mluvčí. Cílem je vést posluchače jasně od začátku do konce, umět vysvětlit hlavní myšlenku a zvládnout i momenty, kdy se vás někdo na něco zeptá. 

Pokud vás čeká prezentace v angličtině, nestačí připravit jen obsah slidů. Vyplatí se promyslet i úvod, přechody mezi částmi, závěr a odpovědi na otázky, abyste věděli, jak prezentovat v angličtině jasně a bez zbytečného stresu. 

Otestujte si business angličtinu v praxi

V pracovní angličtině často nejde jen o to, jestli je věta gramaticky správně. Důležité je i to, komu píšete, jaký máte vztah a co potřebujete vyřešit.

U každé otázky vyberte formulaci, kterou byste použili v běžné pracovní situaci. Na konci si spočítejte body.

Překvapil vás výsledek a chcete se v business angličtině posunout dál? Soukromé lekce jsou dobrý odrazový můstek, protože se na nich společně zaměříme přesně na situace, které řešíte v práci –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ prakticky, podle vaší úrovně a bez zbytečné teorie. 

Kde Češi v pracovní angličtině nejčastěji klopýtnou

Některé chyby se v pracovní angličtině opakují pořád dokola. Často nejde o to, že by člověk neuměl anglicky vůbec. Spíš do angličtiny přenáší českou logiku, české obraty nebo slova, která vypadají podobně, ale znamenají něco jiného.

False friends: slova, která vypadají povědomě, ale znamenají něco jiného

False friends jsou slova, která se podobají češtině, ale v angličtině mají jiný význam. V běžné komunikaci mohou způsobit úsměvné situace. V práci ale někdy vedou i k nedorozumění. 

Například:

🔴 I’ll control the document. 

🟠 I’ll review the document.

🟢 I’ll check the document.

Zkontroluji dokument. 

Control znamená spíš řídit nebo mít něco pod kontrolou. Pro běžnou kontrolu dokumentu použijte check.

Předložky, které se v práci často pletou

Předložky jsou častý kámen úrazu, protože se nedají vždy překládat doslova z češtiny. V pracovní angličtině se ale některé vazby opakují velmi často, takže se vyplatí naučit je jako celé fráze.

• responsible for – zodpovědný za
• interested in – zajímat se o
• depend on – záviset na
• participate in – účastnit se čeho
• focus on – zaměřit se na
• look at – podívat se na
• work on – pracovat na
• discuss something – diskutovat o něčem, ne discuss about something

Například: 

🔴 We discussed about the project.

🟠 We talked about the project.

🟢 We discussed the project.

Probírali jsme projekt. 

U slovesa discuss už je význam „mluvit o něčem“ přímo uvnitř. Proto se za něj běžně nedává about. Když chcete použít about, zvolte raději talk about.

Doslovné překlady z češtiny

Čeština má jiné obraty než angličtina. Když je přeložíte slovo od slova, věta může být srozumitelná, ale nepřirozená.

Například:

Pozor na spojení, která nejdou překládat slovo od slova

V češtině běžně řekneme „udělat rozhodnutí“ i „udělat rešerši“. V angličtině ale u podobných spojení často rozhoduje konkrétní sloveso. Proto je lepší učit se celé fráze, ne jen jednotlivá slovíčka.

Rychlý semafor pracovních spojení:

🔴 I will make a research.
🟢 I’ll do some research.
 Udělám si rešerši / něco si zjistím.

🔴 We did a decision.
🟢 We made a decision.
 Rozhodli jsme se.

🟠 We decided about it.
🟢 We decided on it. / We made a decision about it.
 Rozhodli jsme se o tom.

U podobných vět se vyplatí zapamatovat si hotová spojení, která se v práci používají pořád dokola: do research, make a decision, decide on something.

Jak se zlepšit v byznys angličtině

V pracovní angličtině se nemusíte učit všechno najednou. Nejrychleji se posunete, když nebudete trénovat „angličtinu obecně“, ale konkrétní situace, které opravdu řešíte v práci.

Začněte tím, že si připravíte vlastní sadu frází pro nejčastější momenty:

• jak napsat jasný e-mail,
• jak si říct o vysvětlení,
• jak vstoupit do diskuze,
• jak slušně nesouhlasit,
• jak shrnout další kroky,
• jak reagovat, když odpověď nevíte hned.

Dobrá pracovní angličtina není o tom, že nikdy neuděláte chybu. Je o tom, že víte, jak se domluvit, ověřit si pochopení a působit jistě i ve chvílích, kdy nemáte čas připravit si každou větu dopředu. 

Pokud chcete podobné situace trénovat pravidelně, můžete se učit angličtinu s Lingua Centrum prakticky a postupně, aby se vám nové fráze dostaly z poznámek do běžné komunikace.