Jak napsat e-mail v angličtině: od oslovení po rozloučení

Jakou má e-mail v angličtině strukturu

Dobrý e-mail nemusí být dlouhý. Naopak: čím rychleji se příjemce zorientuje, tím větší je šance, že pochopí, co od něj potřebujete.

Většina e-mailů se dá rozdělit do několika jednoduchých částí:

• předmět – proč píšete,

• oslovení – komu píšete a jak formálně,

• úvodní věta – kontext nebo důvod zprávy,

• hlavní sdělení – informace, otázka nebo žádost,

• další krok – co má příjemce udělat a případně do kdy,

• zakončení – poslední věta, rozloučení a podpis.

Neznamená to, že každý e-mail musí mít šest odstavců. Krátká pracovní zpráva může mít klidně jen tři nebo čtyři věty. Důležité je, aby žádná podstatná informace nezůstala jen ve vaší hlavě.

Jak začít e-mail v angličtině

První řádky rozhodují o tom, jestli se adresát rychle zorientuje. Nemusíte hledat originální úvod. V pracovním e-mailu je často nejlepší být jednoduše konkrétní.

Předmět e-mailu, který říká, o co jde

Předmět by měl příjemci napovědět, proč e-mail dostal a jestli od něj něco potřebujete. Obecné předměty jako Hello, Question nebo Important jsou sice krátké, ale příjemci moc nepomohou.

Lepší jsou například:

Project Alpha – feedback by Thursday – Projekt Alpha – zpětná vazba do čtvrtka 

Meeting on 12 May – change of time – Schůzka 12. května – změna času 

Invoice 2026-041 – payment confirmation – Faktura 2026-041 – potvrzení platby 

Website launch – final approval needed – Spuštění webu – potřeba finálního schválení 

Training proposal – next steps – Návrh školení – další kroky

Pokud je součástí e-mailu termín nebo konkrétní požadavek, můžete ho uvést už v předmětu. Není potřeba psát všechno velkými písmeny ani přidávat několik vykřičníků. Jasný předmět funguje lépe než snaha e-mail „zvýraznit“ za každou cenu.

Oslovení: Kdy použít Dear, Hello, nebo Hi

Oslovení vybírejte podle vztahu s adresátem a podle situace.

První věta bez zbytečné omáčky

Úvodní věta může udělat jednu ze čtyř věcí: navázat na předchozí komunikaci, poděkovat, připomenout kontext nebo rovnou vysvětlit důvod e-mailu.

Když navazujete na předchozí komunikaci:

Thanks for your email. – Děkuji za váš e-mail.

Thanks for sending the updated version. – Děkuji za zaslání aktualizované verze.

Following up on our call yesterday, … – Navazuji na náš včerejší hovor…

As discussed in our meeting, … – Jak jsme se domluvili na schůzce…

Když píšete poprvé:

I’m writing to ask about … – Píšu vám s dotazem ohledně…

I’m contacting you regarding … – Obracím se na vás ohledně…

I’m getting in touch about … – Ozývám se ohledně…

My name is Petra Nováková and I’m responsible for … – Jmenuji se Petra Nováková a mám na starosti…

Když rovnou potřebujete něco vyřešit:

Could you please confirm … – Můžete prosím potvrdit…

I’d like to check whether … – Rád/a bych si ověřil/a, zda…

We need to agree on … – Potřebujeme se domluvit na…

Fráze I hope this email finds you well není chyba. Jen není povinná. V běžné pracovní komunikaci můžete často přejít rovnou k důvodu zprávy a e-mail bude působit přirozeněji.

Jak napsat hlavní část pracovního e-mailu

Největší část pracovních e-mailů se opakuje kolem několika stejných situací: o něco žádáte, něco potvrzujete, domlouváte termín, připomínáte se nebo posíláte podklady.

Nemusíte se proto učit desítky izolovaných frází. Užitečnější je mít připraveno několik bezpečných formulací pro situace, které řešíte nejčastěji.

Když o něco žádáte

Dobrá žádost je zdvořilá, ale zároveň konkrétní. Adresát by měl poznat, co přesně má udělat a pokud je to důležité, také do kdy.

Běžná pracovní komunikace:

Could you send me the final version by Thursday? – Můžete mi poslat finální verzi do čtvrtka?

Could you please confirm the meeting time? – Můžete prosím potvrdit čas schůzky?

Please add your comments directly to the document. – Přidejte prosím své komentáře přímo do dokumentu.

Would you be able to send the figures by the end of the day? – Mohl/a byste poslat čísla do konce dne?

Could you let me know which option you prefer? – Můžete mi dát vědět, kterou možnost preferujete?

Formálnější varianty:

Could you please provide the requested information by 15 May? – Můžete prosím dodat požadované informace do 15. května?

I would appreciate it if you could confirm your availability. – Ocenil/a bych, kdybyste potvrdil/a, zda jste k dispozici.

Would it be possible to send us the signed document by Friday? – Bylo by možné poslat nám podepsaný dokument do pátku?

Pozor na to, že více zdvořilých slov automaticky neznamená lepší e-mail. Pokud příjemce neví, co má udělat, dlouhá zdvořilá formulace problém nevyřeší.

Když potvrzujete, reagujete nebo domlouváte termín

V pracovních e-mailech často stačí krátká, jasná reakce:

That works for me. – To mi vyhovuje.

Tuesday at 10 a.m. works well. – Úterý v 10:00 mi vyhovuje.

I can confirm that we received the documents. – Potvrzuji, že jsme dokumenty obdrželi.

Thanks, I’ve updated the file. – Díky, soubor jsem aktualizoval/a.

As discussed, we’ll go with option B. – Jak jsme se domluvili, zvolíme variantu B.

I’ll send the final version by Friday. – Finální verzi pošlu do pátku.

Could we move the meeting to Wednesday afternoon? – Mohli bychom přesunout schůzku na středeční odpoledne?

Pokud je domluva složitější, shrňte ji vlastními slovy. Krátké potvrzení typu Great, thanks může být mezi kolegy v pořádku, ale u důležitého termínu nebo rozhodnutí je lepší napsat přesně, na čem jste se domluvili.

Když se potřebujete připomenout

Follow-up nemusí začínat omluvou ani tlakem. Stačí připomenout téma a říct, co potřebujete vědět.

Můžete použít například:

• Just following up on my email below. – Jen navazuji na svůj e-mail níže.

• I wanted to check whether you’ve had a chance to look at this. – Chtěl/a jsem se zeptat, jestli jste už měl/a možnost se na to podívat.

• Do you have an update on this? – Máte k tomu nějaké nové informace?

• Could you let me know if the proposed date works for you? – Můžete mi dát vědět, zda vám navržený termín vyhovuje?

• We’re waiting for the final figures before we can move forward. – Než budeme moct pokračovat, čekáme na finální čísla.

• If you need more time, just let me know. – Pokud potřebujete více času, dejte mi vědět.

Pokud je termín důležitý, napište ho. Věta I wanted to follow up on this je zdvořilá, ale pokud projekt stojí a vy potřebujete odpověď do středy, adresát by to měl vědět.

Když posíláte přílohu nebo odkaz

Nejjednodušší je napsat rovnou, co posíláte:

• I’ve attached the updated proposal. – V příloze posílám aktualizovaný návrh.

• I’ve attached the invoice for September. – V příloze posílám fakturu za září.

• You’ll find the final version attached. – Finální verzi najdete v příloze.

• I’ve included a link to the document below. – Níže přikládám odkaz na dokument.

• Here’s the link to the presentation. – Tady je odkaz na prezentaci.

• Let me know if you have any trouble opening the file. – Dejte mi vědět, pokud by soubor nešel otevřít.

Please find attached je gramaticky v pořádku a v obchodní korespondenci se stále používá. V běžném pracovním e-mailu ale často zní přirozeněji jednodušší I’ve attached …

Jak ukončit e-mail v angličtině

Ukončení e-mailu má dvě části, které se často házejí do jednoho pytle: poslední větu a samotné rozloučení. Přitom plní odlišnou funkci.

Poslední věta říká, co má následovat. Rozloučení pak nastavuje tón posledního kontaktu – od formálního Yours sincerely až po jednoduché Best nebo Thanks.

Poslední věta: co má příjemce udělat dál

Pokud od příjemce něco potřebujete, napište to ještě před rozloučením.

Když čekáte odpověď:

• Please let me know if this works for you. – Dejte mi prosím vědět, zda vám to vyhovuje.

• Could you confirm by Thursday? – Můžete to potvrdit do čtvrtka?

• Let me know which option you prefer. – Dejte mi vědět, kterou možnost preferujete.

• I look forward to hearing from you. – Těším se na vaši odpověď.

Když nabízíte pomoc:

• Let me know if you have any questions. – Dejte mi vědět, pokud máte nějaké otázky.

• Please let me know if you need any further information. – Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete další informace.

• If anything is unclear, just let me know. – Pokud je něco nejasné, dejte mi vědět.

Když už další krok není potřeba:

• Thanks again for your help. – Ještě jednou děkuji za pomoc.

• Thanks for the update. – Děkuji za nové informace.

• Have a great weekend. – Přeji hezký víkend.

• Speak soon. – Brzy se uslyšíme.

Thank you in advance není samo o sobě špatně, ale v některých situacích může znít, jako byste automaticky počítali s tím, že druhá strana žádost splní. U citlivějšího požadavku bývá bezpečnější napsat konkrétně, co potřebujete, a poděkovat až podle situace.

Rozloučení: Kind regards, Best regards, Regards a další

Neexistuje jedno univerzální zakončení pro všechny e-maily. Hodně záleží na vztahu a na zvyklostech firmy.

U pracovních e-mailů proto není potřeba hledat „nejvíc správné“ zakončení. Důležitější je držet podobnou úroveň formálnosti od oslovení až po podpis.

Vzory e-mailů v angličtině

Následující vzory berte jako výchozí bod, ne jako text, který musíte pokaždé kopírovat slovo od slova. Nejlepší e-mail je ten, který odpovídá konkrétní situaci a vztahu s adresátem.

Formální e-mail v angličtině – vzor

Subject: Request for information about corporate training

Dear Ms Brown,

I’m writing to ask about your corporate English training programmes. We are currently looking for a course for a team of eight employees at B1–B2 level.

Could you please send me information about the available formats, pricing and possible start dates? We would also like to know whether the lessons can be tailored to customer communication and presentations.

I look forward to hearing from you.

Kind regards,

Petra Nováková

Takový e-mail se hodí pro první kontakt, kdy chcete působit profesionálně a současně dát druhé straně všechny informace, které potřebuje k odpovědi.

Pracovní e-mail v angličtině – vzor

Subject: Website launch – final approval by Thursday

Hi James,

Thanks for sending the updated version.

I’ve reviewed the homepage and added two comments to the document. Could you please check them and send the final version by Thursday afternoon? We’d like to publish the site on Friday morning.

Let me know if anything is unclear.

Best regards,

Petra

Tady už není potřeba formální úvod. Adresát ví, o jaký projekt jde, takže e-mail může rychle přejít k věci. Zároveň je jasné, co má James udělat, do kdy a proč.

Neformální e-mail v angličtině – vzor

Subject: Friday

Hi Emma,

Are we still on for Friday? I can meet after 5, so just let me know what time works for you.

There’s a new Italian place near the station we could try.

See you,

Petra

Neformální e-mail může být výrazně kratší a uvolněnější. I tady je ale užitečné napsat konkrétní otázku nebo návrh, aby druhá strana věděla, na co má reagovat.

Nejčastější chyby v anglických e-mailech

V e-mailu může být každé slovíčko gramaticky správně a přesto zpráva nemusí fungovat. Nejčastěji bývá problém v tónu, příliš doslovném překladu z češtiny nebo v tom, že chybí konkrétní další krok.

Typické situace:

• e-mail je zbytečně formální a zní jako dopis z učebnice,

• požadavek je naopak příliš přímočarý nebo bez kontextu,

• český obrat je přeložený slovo od slova,

• předmět je příliš obecný,

• příjemce neví, co má udělat nebo do kdy,

• dlouhé souvětí skrývá hlavní sdělení,

• tón neodpovídá vztahu mezi odesílatelem a adresátem.

Například Send me the file nemusí být mezi dvěma kolegy automaticky špatně. V prvním e-mailu klientovi ale může působit příliš stroze. Stejně tak velmi formální I would be most grateful if you could… může být v rychlé interní komunikaci zbytečné.

Chcete se vyhnout i dalším přešlapům v pracovní komunikaci? Projděte si nejčastější chyby v business angličtině.  

E-mail v angličtině u Cambridge zkoušek

U některých zkoušek Cambridge English, například B2 First a C1 Advanced, se můžete s e-mailem setkat v části Writing.

Nejde ale jen o to napsat jazykově správný e-mail. Musíte splnit konkrétní zadání, zohlednit účel a adresáta a dodržet požadovaný rozsah. Hodnotí se také vhodnost stylu a jazykového registru, organizace textu a použitý jazyk.

Pokud se na zkoušku připravujete, nestačí proto trénovat jen fráze. Vyplatí se znát formát jednotlivých částí, pracovat s časem a vědět, co se hodnotí. Podívejte se, jak se připravit na Cambridge zkoušky a na co se před termínem zaměřit.

Jak se v psaní e-mailů v angličtině zlepšit

Nejrychleji se neposunete tím, že se naučíte sto frází nazpaměť. Užitečnější je vytvořit si vlastní malou sadu formulací pro situace, které opravdu řešíte.

Můžete začít třeba takto:

• uložte si několik osvědčených oslovení a zakončení,

• zapisujte si věty, které se ve vašich e-mailech opakují,

• před odesláním zkontrolujte, jestli je jasný další krok,

• u důležitých e-mailů si text přečtěte očima příjemce,

• všímejte si, jak píšou kolegové a klienti, se kterými komunikujete pravidelně,

• netlačte každou větu do složitější angličtiny – krátká a jasná formulace bývá často lepší.

Dobrá kontrolní otázka před odesláním zní: Kdybych tento e-mail dostal/a já, věděl/a bych během několika sekund, proč mi přišel a co mám udělat?

Pro firmy: trénink na reálné komunikaci

Pokud váš tým píše anglicky klientům, dodavatelům nebo zahraničním kolegům, největší smysl má trénovat přímo situace, které v práci řeší. Ve firemních kurzech angličtiny se dá výuka zaměřit na e-maily, meetingy, prezentace i konkrétní slovní zásobu vašeho oboru.

Nemusíte tak procvičovat obecné modelové situace, které se vás netýkají. Lektor může pracovat s typy komunikace, které vaši zaměstnanci opravdu používají.

Pro jednotlivce: kurz nebo soukromá výuka

Pokud chcete angličtinu rozvíjet obecněji, můžete zvolit jazykový kurz angličtiny nebo online výuku. Když potřebujete řešit konkrétní pracovní situace, oborovou slovní zásobu nebo vlastní e-maily, větší prostor pro přizpůsobení nabízí soukromé lekce angličtiny.

Kdy dává smysl překlad nebo jazyková korektura

Ne každý důležitý e-mail musí být zároveň jazykové cvičení. Pokud posíláte zásadní obchodní nabídku, smluvní komunikaci nebo text, u kterého může mít nepřesnost reálné následky, může být praktičtější využít profesionální překlad nebo jazykovou revizi.

U běžných e-mailů ale většinou nepotřebujete dokonalou angličtinu. Potřebujete hlavně napsat jasně, přiměřeně situaci a tak, aby druhá strana věděla, co má následovat.